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Archivage automatique

Archivage automatique du cours légal des documents douaniers

Archivage automatique

 

Toute entreprise moderne a besoin d’un processus de gestion documentaire automatisé pour analyser et archiver ses documents. Cependant, au cœur de cette démarche se trouve un changement d’état d’esprit, de l’archivage « passif » des données (une simple réponse à une obligation légale) à l’archivage « actif » et informé des données, qui peut aider les entreprises à prendre des décisions stratégiques fondées sur des preuves.

La gestion des données d’entreprise doit devenir une opportunité pour les entreprises et pas seulement un coût. Par conséquent, rendre les données informatiques sûres, disponibles et gérables par les entreprises est l’avenir du centre de données pour la prise de décision.

L’archivage numérique concerne principalement les documents papier, pour lesquels des personnes sont généralement nécessaires. Grâce à des systèmes sophistiqués de stockage à long terme (bandes, disques durs, etc.), nous sommes en mesure de conserver vos documents de manière sûre et contrôlée. En intégrant des flux de travail dans la gestion, nous pouvons faire en sorte que l’ensemble du processus soit entièrement automatisé, ce qui évite de faire appel à du personnel physique pour le faire.

L’archivage numérique englobe tous les processus qui permettent de stocker un document numérique de manière automatisée. Le stockage de substitution est le processus qui consiste à transformer un document papier en un document numérique et à le stocker conformément à la loi.

L’importance de l’archivage numérique est fondamentale pour permettre l’analyse des données et des statistiques afin de prendre des décisions commerciales, pour la gestion de systèmes de sauvegarde adéquats et enfin pour faciliter et simplifier les contrôles par des tiers (douanes, clients, etc.).

Pour cette procédure, nous utilisons un logiciel « intelligent » qui, par la mise en œuvre de processus opérationnels spécifiques, place les données dans l’un de nos centres de données, garantissant ainsi la disponibilité totale du document à tout moment.

 

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