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Automatische Archivierung

Automatische rechtliche Archivierung von Zolldokumenten

Automatische Archivierung

Jedes moderne Unternehmen benötigt einen automatisierten Dokumentationsmanagement Prozess, welches seine Dokumente analysieren und archivieren kann. Zunächst ist jedoch ein Mentalitätswandel erforderlich, um von der „passiven“ Datenarchivierung (als gesetzliche Verpflichtung) zur „aktiven“ und bewusst Archivierung überzugehen, damit das Unternehmen auf Basis konkreter Daten strategische Entscheidung treffen kann.

Der Unternehmensdatenmanagement muss für Unternehmen eine Chance und nicht nur ein Kostenfaktor werden; Computerdaten für Unternehmen sicher, verfügbar und handhabbar zu machen ist daher die Zukunft des Rechenzentrums für das „decision making“.  

Bei der digitalen Archivierung handelt es sich hauptsächlich um Papierdokumente, für die in der Regel, der Einsatz natürlicher Personen erforderlich ist. Durch fortschrittliche Langzeitspeichersystemen (Bänder, HDD, u.s.w.) sind wir in der Lage, Ihre Dokumente sicher und kontrolliert aufzubewahren und, durch die Integration der Workflows in die Verwaltung, eine Vollständige Automatisierung des gesamten Prozesses, ohne das physische Personal zu gewährleisten.

Die digitale Archivierung umfasst alle Prozesse, die es Ihnen ermöglichen, ein digitales Dokument auf automatisierte Weise ordnungsgemäß zu speichern; die substitutive Konservierung ist hingegen die Umwandlung eines Papierdokuments ins Digitale und seine gesetzliche konforme Archivierung.

Die digitale Archivierung ist für die Datenanalyse und die Statistik, für die geschäftliche Entscheidungen, für die Verwaltung von Backup-Systemen und für die Vereinfachung der Kontrollen durch Dritte (Zoll, Kunden, usw) unabdingbar.

Für dieses Verfahren setzen wir eine „intelligente“ Software ein, die durch die Aktivierung spezifischer Geschäftsprozesse Daten in ein Rechtenzentrum bringt, dieses garantiert jederzeit die volle Verfügbarkeit des Dokuments.

 

 

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