Wer ist für die Archivierung von XML-Dateien zuständig?

Hintergrund

Mit dem Zollabfertigungssystem e-dec (elektronische Zollanmeldung) erhält die für die Zollanmeldung verantwortliche Person (in diesem Fall der Spediteur) die Veranlagungsentscheidung in elektronischer Form[1]. Der Zoll bereitet die elektronische Veranlagungsentscheidung (EAD) automatisch vor und erstellt sie in der Regel innerhalb weniger Tage nach der Einfuhr oder Ausfuhr. Sie gilt als Einfuhr- oder Ausfuhrbescheinigung und berechtigt zur Erstattung der schweizerischen Mehrwertsteuer.

Verpflichtung der für die Zollanmeldung zuständigen Person

Es ist bekannt, dass eine große Zahl von Einführern kein eigenes PCD-Konto hat. In diesen Fällen werden die Zölle und die Mehrwertsteuer dem PCD-Konto des Zolldienstleisters (Spediteur, Zollagent) belastet und von diesem an den Einführer oder Auftraggeber weiterberechnet. Da mit der Umstellung auf die DIe die Verwendung von Papierdokumenten entfällt, muss der Zolldienstleister auf andere geeignete Weise sicherstellen[2], dass der Einführer oder Hauptverpflichtete die Entscheidungen über die Erhebung von Zöllen und Mehrwertsteuer[3] abrufen kann.

Anforderungen an die Einreichung

Nach dem Mehrwertsteuergesetz ist der Steuerschuldner, in der Regel der Importeur, verpflichtet, die Akten über die DIe[4] zu führen und die Rückverfolgbarkeit und Überprüfbarkeit des gesamten Verfahrens in seinem Unternehmen zu gewährleisten[5]. Diese „Archivierung“ umfasst nicht nur die Speicherung der XML-Daten für zehn Jahre, sondern auch die Verknüpfung der Vorgänge mit den jeweiligen Aufträgen, Rechnungen usw. im Buchhaltungssystem[6]. Die Verantwortung liegt in diesem Fall ausschliesslich bei der steuerpflichtigen Person und ist im Mehrwertsteuergesetz und in der Verordnung über die Handelsbücher (VLO) entsprechend geregelt (Spedloggswiss-Rundschreiben Nr. 705/2012 – aktualisiert 709/17).

Rechtliche Informationen

Die Zollverwaltung fügt in den Fußnoten zu jedem Dossier (Veranlagungsentscheidung)[7] die folgenden rechtlichen Informationen hinzu:

Elektronischer Umsatzsteuerbescheid (DIeI):
Dieser Bescheid wurde elektronisch zugestellt und mit einer digitalen Signatur versehen. Sie dient als Nachweis für die zollrechtliche Beurteilung der darin genannten Waren. Unter dem Link https://e-dec-web.ezv.admin.ch/edecZugangscodeGui/ können Sie den elektronischen Bescheid herunterladen. Sie benötigen die Zollanmeldungsnummer und den oben genannten Zugangscode. Elektronische Bescheide müssen aufbewahrt werden. Es liegt in der Verantwortung des Steuerpflichtigen, der Eidgenössischen Steuerverwaltung die Tatsachen nachzuweisen, die zu einer Steuerminderung (Vorsteuer) führen. Eindeutige Beweise sind das beste Mittel zum Nachweis. Am offensichtlichsten sind die unveränderten und elektronisch eingereichten IREs. Weitere Informationen über das IRE können von den Websites www.ezv.admin.ch (IRE allgemein) und www.estv.admin.ch (elektronische Anmeldung) heruntergeladen werden.

Elektronischer Beurteilungsbescheid (EAD):
Dieser Einführungsbeschluss wurde elektronisch zugestellt und trägt eine digitale Signatur. Sie dient als Nachweis für die ordnungsgemäße zollamtliche Erfassung der in ihr genannten Waren. Unter dem Link https://e-dec-web.ezv.admin.ch/edecZugangscodeGui/ können Sie den elektronischen Bescheid herunterladen. Sie benötigen die Zollanmeldungsnummer und den oben genannten Zugangscode.
Elektronische Bescheide müssen gespeichert werden.

[1]EZV – Elektronische Veranlagungsverfügung (eVV). Obligatorisch ab 1. März 2018

[2]EZV – Elektronische Dokumente (eVV / eBordereau) – Art. 3.0

[3]EZV – Elektronische Veranlagungsverfügung (eVV). Obligatorisch ab 1. März 2018 – Articolo 2.2

[4]EZV – Elektronische Veranlagungsverfügung (eVV). Obligatorisch ab 1. März 2018 – Art. 5.1

[5]ESTV – Aufbewahrung der Geschäftsbücher – Beweislast

[6]ESTV – Aufbewahrung von Elektronische Veranlagungsverfügung (eVV)  – Überprüfbarkeit

[7]Elektronische Veranlagungsverfügung *eVVZ = elektronische Veranlagungsverfügung Zoll*eVVM = elektronische Veranlagungsverfügung MWST, Fusszeilentext, von der Eidgenössischen Zollverwaltung, (sichtbar auf jedem PDF-Format)