Il successo di Evvdatacenter

Dall’1 marzo 2018 l’Amministrazione Federale delle Dogane ha effettuato il passaggio al formato elettronico delle decisioni d’imposizione di IVA e dazio (IMIe e IMDe) in sostituzione del documento giallo cartaceo.

Questo comporta diversi cambiamenti nelle procedure d’acquisizione, fondamentalmente secondo due macro categorie: n Le aziende che non possiedono un conto doganale n Le aziende che possiedono un conto doganale Le prime possono scaricare le IMe dal portale dell’AFD dopo aver ricevuto opportune informazioni da parte delle spedizioniere, specificatamente il numero della dichiarazione ed il relativo codice d’accesso. Le seconde invece potranno scaricare le IMe da un ulteriore portale messo a disposizione dall’AFD. In questo caso l’accesso al portale è condizionato da una precedente registrazione presso il sito web per la Gestione dei Clienti della Dogana. La stessa Amministrazione Federale delle Dogane, inoltre, cita esplicitamente in una comunicazione del maggio 2017 quali siano i presupposti legislativi per le aziende contribuenti IVA: “Le IMe Importazione devono essere archiviate elettronicamente, in particolare se servono come prova, nei confronti dell’AFC, della fattispecie per lo sgravio fiscale. Esse (in formato XML) sono provviste di una firma elettronica e pertanto non possono essere modificate senza che una tale modifica sia constatabile. Le IMe stampate non dispongono più di tale caratteristica. In caso di archiviazione soltanto in forma cartacea, in un altro formato di file o su microschede, le IMe perdono il loro carattere originale. La loro autenticità e integrità devono essere verificabili fino all’inizio della prescrizione”. Come responsabile dei sistemi informativi in Tepoorten ho affrontato la questione a livello tecnico e mettendomi successivamente nei panni di un cliente o importatore.

SONO COMPLICATE O COMUNQUE POCO EFFICIENTI LE SOLUZIONI SOPRA MENZIONATE?

Oggettivamente la risposta è affermativa in entrambi i casi. La prima soluzione è indubbiamente la meno efficiente, sia perché permette il download dei documenti doganali solo per una singola dichiarazione, sia per il tempo necessario per archiviare definitivamente sul proprio personal computer le quietanze doganali. Testando personalmente con un nostro cliente sono necessari circa 10/15 minuti per l’intera operazione per una singola dichiarazione: accesso al sito dell’AFD, inserimento nel numero della dichiarazione a mano o se in possesso di una fattura elettronica mediante la classica combinazione copia/incolla, inserimento del codice d’accesso che è molto lungo e complicato, inserimento del codice captcha ed inserimento di indirizzo email sul quale ricevere il file ZIP contenente i documenti. Dulcis in fundo, lo ZIP file deve poi essere decriptato con lo stesso codice d’accesso. E finalmente il salvataggio dei documenti in una cartella a nostra scelta sul personal computer.

Passiamo alla seconda soluzione. Anche qui i tempi non sono trascurabili, ma ancor più è necessaria una certa abilità informatica per la registrazione presso la Gestione dei Clienti della Dogana come detentori di un conto doganale. Fatta la registrazione bisogna definire i ruoli, richiedere un certificato di sicurezza, assegnarlo al conto doganale ed installare il certificato sul browser Internet solitamente utilizzato. Ora possiamo finalmente rintracciare i nostri documenti doganali. Dobbiamo tener presente che come campi di ricerca sono possibili solo il numero ID, il conto doganale ed un intervallo temporale, fissato al massimo in 10 giorni. La finestra dei risultati è poi limitata a 10 documenti per schermata ed è necessario selezionarli uno ad uno anche nel caso in cui volessimo scaricare più dichiarazioni. Personalmente ho aiutato diverse aziende recandomi presso la loro sede e supportandole nella configurazione iniziale. Beninteso, la documentazione per effettuare tale registrazione è chiara, ma questo detto da un informatico non ha valore assoluto.

È CHIARO COSA BISOGNA SCARICARE E COME VANNO ARCHIVIATI I DOCUMENTI DOGANALI?

Nelle mie lunghe conversazioni telefoniche intercorse con molti nostri clienti, detentori di un proprio conto doganale, ho verificato una profonda confusione dalla quale è risultato chiarissimo che la parola XML è completamente sconosciuta alla maggior parte, con le evidenti conseguenze che ciò può avere. Il formato PDF è atto solo per averne una stampa cartacea ma l’importatore deve necessariamente archiviare i files elettronici in formato XML. Inoltre, senza un valido supporto informatico all’interno dell’azienda, la creazione di un archivio digitale non è così lampante. Dobbiamo sempre tenere conto che nel caso di un accertamento fiscale da parte dell’Amministrazione Federale delle Contribuzioni, il documento probatorio deve essere messo a disposizione immediatamente ed in formato elettronico. Risulta chiaro che dobbiamo essere in grado di rintracciare i nostri documenti archiviati in tempi accettabili, il che significa avere un’indicizzazione efficiente. Facciamo due rapidi calcoli: ogni dichiarazione include 6 files elettronici nel caso migliore, 12 se dovesse essere presente anche un giustificativo di rimborso delle quietanze doganali. Se un’azienda effettua 5 importazioni al giorno (e ve ne sono che ne fanno anche molte di più!) stiamo parlando di 30 files che in una settimana diventano 150. A questo punto è facile il calcolo che ci porta alla dimensione necessaria di un archivio atto a contenere 10 anni di documenti fiscali. Hardware efficiente e quindi costoso, backup dell’archivio, ridondanza delle informazioni.

EVVDATACENTER E TUTTO È PIÙ FACILE!

Anche Tepoorten è in grado di inviare direttamente ed automaticamente al cliente una mail contenente le quietanze doganali, e non solo in formato PDF come taluni spedizionieri, ma anche l’obbligatorio formato XML. Nel contempo abbiamo deciso di rendere tutto più facile per i nostri clienti. Un portale dedicato e sicuro, raggiungibile esclusivamente con un protocollo SSL. Un’archiviazione ridondante, 10 anni di documentazione sempre disponibile, in suolo elvetico e rispettando le normative legali. Utilizzabile con il proprio personal computer mediante il classico browser Internet ed anche con il proprio tablet o smartphone. Eseguendo il login sul nostro portale si potrà effettuare la ricerca dei documenti doganali in pochi clic del mouse. Sarà sufficiente infatti anche una singola parola per poter trovare i documenti attinenti: ricerca per mittente, destinatario, intervallo temporale illimitato, tipo di documento e ricerca libera full text ed altro ancora. Il nostro obiettivo primario è dare ai clienti un’alternativa efficiente e liberarli da nuove responsabilità che la digitalizzazione comporta e continuerà a comportare.

Ma non ci fermiamo qui! Fidelizzare il cliente e coccolarlo è la nostra mission! Non solo documenti doganali, ma fatture, bollettini di consegna firmati, estratti conto, statistiche. Tutto ciò di cui il cliente ha bisogno: un unico luogo dove trovare immediatamente le informazioni necessarie, un portale in continua evoluzione sempre raggiungibile e consultabile ovunque vi troviate.