Dall'email al tuo archivio documentale
Inoltra fatture, packing list e certificati a un indirizzo dedicato alla tua azienda. EZ Inbox raccoglie gli allegati nella vaschetta di EZ Docs, pronti per il controllo e l'archiviazione.
EZ Inbox
Capacità del modulo
Un punto di raccolta per i documenti
L'amministratore genera l'indirizzo aziendale e abilita i mittenti o i domini autorizzati. Acquisti, logistica e amministrazione possono inoltrare i documenti ricevuti dai propri interlocutori.
Allegati pronti per EZ Docs
I PDF e le immagini dei messaggi autorizzati arrivano nella vaschetta di acquisizione. L'utente controlla i dati proposti e archivia nel cassetto appropriato, mantenendo la gestione del documento.
Gestione dei mittenti
I messaggi provenienti da mittenti non autorizzati restano in quarantena: l'amministratore può esaminarli e decidere se accettarli o scartarli.
Un quadro dei documenti da raccogliere
Per le dichiarazioni svizzere, il riepilogo evidenzia i documenti citati che attendono ancora di essere aggiunti al fascicolo. Dove attivato, il collegamento assistito cerca le dichiarazioni attraverso i riferimenti del documento.
Come funziona
Prepara l'indirizzo aziendale
L'amministratore genera l'indirizzo EZ Inbox e configura i mittenti autorizzati. I cassetti di EZ Docs vengono preparati con EZdatacenter.
Inoltra il messaggio originale
Inoltri l'email contenente PDF o immagini all'indirizzo dedicato. Gli allegati utili vengono raccolti nella vaschetta, senza doverli caricare uno a uno.
Conferma e completa il fascicolo
L'amministrazione verifica i dati, conferma l'archiviazione e sceglie il collegamento pertinente. Per esempio, una fattura inoltrata dagli acquisti diventa consultabile insieme ai documenti doganali della relativa operazione.
Da sapere
- •EZ Inbox lavora insieme ai cassetti di EZ Docs. I documenti ricevuti attendono la conferma dell'utente prima dell'archiviazione.
- •Il riepilogo dei documenti mancanti e il collegamento automatico riguardano le dichiarazioni svizzere; quest'ultimo si attiva su richiesta. In caso di riferimenti ambigui, il collegamento viene scelto dall'utente.
- •Per raccogliere gli allegati, inoltra il messaggio originale anziché inviare un'email come allegato di un'altra email.
Domande pratiche
Sì, con EZ Inbox: si inoltra il messaggio originale a un indirizzo dedicato all'azienda.
PDF e immagini dei mittenti autorizzati arrivano nella vaschetta di EZ Docs, pronti per il controllo e l'archiviazione.
Apri la guida completaL'accesso è riservato agli utenti abilitati per la vostra azienda.
Per EZ Inbox l'amministratore definisce mittenti e domini autorizzati; i messaggi di altri mittenti restano in quarantena fino alla sua decisione.
Apri la guida completaPer le dichiarazioni svizzere, il riepilogo evidenzia i documenti citati che non sono ancora stati aggiunti al fascicolo.
Si possono quindi completare caricandoli in EZ Docs o inoltrandoli tramite EZ Inbox.
Apri la guida completaRichiedi informazioni
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