L'evoluzione digitale nel settore doganale compie un passo decisivo: dal 7 novembre 2023, le bollette doganali di esportazione su carta cessano di esistere. Ogni documento sarà esclusivamente in formato digitale, scaricabile unicamente dal portale dell'Agenzia delle Dogane.
Cosa cambia dal 7 novembre 2023
In conformità con le nuove direttive dell'Agenzia delle Dogane, tutti i documenti doganali relativi alle esportazioni saranno disponibili unicamente in formato digitale. Le tradizionali bollette doganali cartacee verranno sostituite da file XML firmati elettronicamente — non stampabili, non modificabili, legalmente vincolanti.
Questo cambiamento, sebbene vantaggioso nel lungo periodo, comporta sfide importanti per ogni azienda che opera nel commercio internazionale.
Le implicazioni per le aziende
1. Archiviazione digitale obbligatoria
Ogni azienda è responsabile della conservazione e dell'archiviazione digitale dei propri documenti doganali. I file dovranno essere mantenuti in formato inalterabile e disponibili per eventuali controlli delle autorità competenti.
2. Conservazione per 10 anni
In conformità con le normative vigenti, è obbligatorio conservare i documenti doganali per un periodo di almeno 10 anni — un impegno significativo in termini di infrastruttura e sicurezza.
3. Il portale non archivia
Tutti i documenti potranno essere scaricati esclusivamente dal portale ufficiale dell'Agenzia delle Dogane, che tuttavia non funge da sistema di archiviazione. La responsabilità ricade interamente sull'azienda.
4. Firma elettronica e conformità legale
I documenti in formato XML sono firmati elettronicamente: qualsiasi modifica è facilmente rilevabile e legalmente contestabile. La gestione manuale diventa un rischio concreto.
DAUdatacenter: la risposta alle nuove esigenze
Per rispondere a queste sfide, EZdatacenter SA ha potenziato la piattaforma DAUdatacenter, progettata per gestire in modo completo e sicuro l'intero ciclo di vita dei documenti doganali digitali.
Certificata e conforme alle normative GDPR, la piattaforma offre:
- Archiviazione automatica e illimitata di tutti i documenti doganali, con conservazione garantita per 10 anni
- Generazione automatica di copie PDF dai file XML, per facilitare la visualizzazione e la condivisione
- Portale unificato — tutte le bollette doganali in un unico punto, indipendentemente dal tipo di spedizione, dalla destinazione o dall'operatore doganale utilizzato
- Ricerca avanzata per mittente, destinatario, numero di fattura, tipologia di merce, data, valore o qualsiasi altro riferimento
- Accesso da qualsiasi dispositivo — desktop e mobile, ovunque ci si trovi
- Personalizzazione completa per adattarsi alle specifiche esigenze di ogni azienda
Un accesso immediato e unificato
Con DAUdatacenter, basta con le lunghe attese e le ricerche dispendiose. Ogni informazione è a portata di mano: che si tratti del mittente, del destinatario, del numero di fattura o della tipologia di merce, tutto è organizzato e facilmente accessibile. L'aggiornamento digitale garantisce un accesso immediato e unificato a tutti i documenti doganali, rendendo il processo di ricerca e recupero dati più efficiente e meno dispendioso in termini di tempo e risorse.
Non lasciatevi cogliere impreparati
La transizione è già in atto. Le aziende che non si adeguano rischiano di trovarsi senza gli strumenti necessari per gestire i propri obblighi documentali e di compliance. EZdatacenter SA è pronta ad assistere ogni cliente nel passaggio a un futuro completamente digitale, con una soluzione che può essere implementata in collaborazione con l'Agenzia delle Dogane.
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