Due modi complementari per portare fatture, packing list e certificati vicino alla dichiarazione doganale, senza perdere il controllo sugli abbinamenti.
Revisione editoriale: · Mercato: Svizzera e Italia.
Il documento non finisce quando arriva l’email
In molte aziende la spedizione è conclusa, ma il dossier continua a vivere in luoghi diversi: una fattura nella casella del buyer, una packing list in una cartella condivisa, un certificato nella posta del corriere. Quando qualcuno deve ricostruire l’operazione, il lavoro non è cercare un solo file: è capire quali file appartengono alla stessa dichiarazione.
Ez Docs ed Ez Inbox accompagnano due momenti dello stesso lavoro. Ez Inbox raccoglie gli allegati ricevuti via email; Ez Docs permette di controllare i dati proposti, scegliere il cassetto e collegare il documento alla dichiarazione. Il fascicolo si costruisce con riferimenti verificati dall’utente.
L'accesso a Docs e Inbox segue il piano e l'offerta applicabili alla singola azienda, compresi gli eventuali diritti già acquisiti. Prima di organizzare il flusso, verificate gli accessi e scegliete chi controllerà i documenti nella vaschetta prima dell'archiviazione.
- Ez Docs serve a caricare e organizzare documenti già in possesso dell’azienda.
- Ez Inbox serve a inoltrare messaggi e allegati verso un indirizzo dedicato.
- L’abbinamento alla dichiarazione va controllato quando il riferimento non è univoco.
Ez Docs: il contesto prima del cassetto
Ez Docs organizza il materiale in cassetti per tipo di documento, come fatture fornitore, certificati, packing list e corrispondenza. L’indice può proporre valori leggendo le diciture e la posizione usate nei documenti precedenti di uno stesso fornitore. Non è una scorciatoia per smettere di verificare: è un modo per partire da informazioni già riconoscibili e correggere ciò che non torna.
Il collegamento alla dichiarazione è la parte più importante per il lavoro quotidiano. Un PDF archiviato compare sulla riga della pratica, accanto alle decisioni d’imposizione, invece di restare un allegato anonimo in una cartella. Il visore permette inoltre di annotare il documento e di scaricarlo o stamparlo con o senza annotazioni, utile quando una verifica deve essere spiegata a un collega o al consulente.
Immaginiamo, in modo ipotetico, una fattura di componenti accompagnata da una packing list e da un certificato di origine. Chi riceve i tre file può inserirli nei rispettivi cassetti e controllare che siano associati alla dichiarazione corretta. Se il numero pratica non compare o non coincide, l’operatore dovrebbe risolvere l’eccezione prima di considerare completo il fascicolo.
Ez Inbox: automazione con una porta di sicurezza
L’amministratore configura l’indirizzo dedicato e i mittenti autorizzati. Gli allegati PDF e le immagini dei messaggi autorizzati arrivano nella vaschetta di Ez Docs: l’utente verifica i dati e conferma l’archiviazione. I messaggi degli altri mittenti restano in quarantena per la decisione dell’amministratore.
Per le dichiarazioni svizzere, il riepilogo aiuta a individuare i documenti citati e ancora mancanti. Il collegamento automatico, dove attivato su richiesta, cerca riferimenti nelle dichiarazioni svizzere; i casi ambigui restano alla scelta dell’utente. Queste due funzioni non vanno estese al mercato italiano.
Il comportamento più rassicurante è quello che si verifica quando i dati non bastano. Se un numero di fattura breve può appartenere a fornitori diversi, il sistema si astiene dall’abbinamento invece di scegliere a caso. L’assenza di un collegamento automatico diventa allora un’attività da risolvere, non un errore nascosto che si scopre mesi dopo.
Un flusso pratico potrebbe prevedere mittenti autorizzati, inoltro da una casella condivisa e una revisione giornaliera delle eccezioni. La regola non è inoltrare tutto senza criterio: è mantenere una fonte chiara, verificare le associazioni dubbie e usare il dossier della spedizione per chiudere i buchi documentali.
Per capire quale combinazione sia adatta, conviene partire da tre domande: quali documenti oggi restano nelle email, quali riferimenti compaiono con regolarità e chi approva un abbinamento incerto? Le risposte descrivono il processo reale molto meglio del solo nome del modulo.
Portate il caso concreto in demo
Raccontateci il vostro flusso documentale: possiamo mostrarvi quali dati restano collegati e dove serve mantenere la verifica del team.
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