Archivage automatique : email et imprimante virtuelle
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Archivez les documents reçus par e-mail ou par courrier en les transférant simplement vers une boîte aux lettres prédéfinie. Le système les classe et les archive automatiquement.
Transfert d'e-mails
Chaque client EZdatacenter dispose d'une boîte e-mail dédiée. Il suffit de transférer les documents douaniers d'accompagnement — DAE, bordereaux de tributs, lettres de voiture, relevés — à cette adresse et le système s'occupe du reste.
Le document est automatiquement analysé, classé par type, associé au bon fournisseur ou transitaire et archivé au bon endroit dans la plateforme. Aucune opération manuelle de téléchargement ou de catalogage n'est nécessaire.
Virtual Printer
Pour les documents qui n'arrivent pas par e-mail, EZdatacenter propose une fonction d'imprimante virtuelle. Au lieu d'imprimer physiquement un document, l'utilisateur l'«imprime» sur le virtual printer d'EZdatacenter. Le document est capturé au format numérique et automatiquement intégré au flux d'archivage.
Cette fonction est particulièrement utile pour les documents générés par des logiciels de gestion ou des ERP dépourvus de fonctions d'exportation numérique natives.
Classification intelligente
Le système reconnaît automatiquement le type de document reçu et le classe correctement. DAE, eVV, relevés comptables, bordereaux de tributs et lettres de voiture peuvent être organisés selon le flux documentaire configuré. L'objectif est toujours le même : rendre tout easy.