Automatische Archivierung: E-Mail und Virtual Printer
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Archivieren Sie per E-Mail oder Post erhaltene Dokumente, indem Sie sie einfach an ein vordefiniertes Postfach weiterleiten. Das System klassifiziert und archiviert sie automatisch.
E-Mail-Weiterleitung
Jeder EZdatacenter-Kunde verfügt über ein eigenes E-Mail-Postfach. Leiten Sie die begleitenden Zolldokumente — DAE, Abgabenlisten, Frachtbriefe, Aufstellungen — einfach an diese Adresse weiter, und das System erledigt den Rest.
Das Dokument wird automatisch analysiert, nach Typ klassifiziert, dem richtigen Lieferanten oder Spediteur zugeordnet und an der richtigen Stelle in der Plattform archiviert. Es ist kein manueller Upload und keine manuelle Katalogisierung erforderlich.
Virtual Printer
Für Dokumente, die nicht per E-Mail eintreffen, bietet EZdatacenter eine virtuelle Druckerfunktion. Statt ein Dokument physisch zu drucken, «druckt» der Benutzer es auf den Virtual Printer von EZdatacenter. Das Dokument wird digital erfasst und automatisch in den Archivierungsablauf aufgenommen.
Diese Funktion ist besonders nützlich für Dokumente, die von Verwaltungs- oder ERP-Software erzeugt werden, die keine nativen digitalen Exportfunktionen besitzt.
Intelligente Klassifizierung
Das System erkennt automatisch den Typ des eingegangenen Dokuments und klassifiziert es korrekt. DAE, eVV, Buchhaltungsaufstellungen, Abgabenlisten, Frachtbriefe: Jedes Zolldokument landet am richtigen Ort, ohne menschliches Eingreifen. Das Ziel ist stets dasselbe: alles easy zu machen.