Conservazione legale dei file xml

Premessa

Con il sistema di sdoganamento e-dec (dichiarazione doganale elettronica) l’incaricato della dichiarazione doganale (in questo caso lo spedizioniere) riceve la decisione d’imposizione in formato elettronico[1]. La dogana allestisce automaticamente la decisione d’imposizione in formato elettronico (DIe) e la prepara solitamente entro pochi giorni dall’importazione o esportazione. Essa vale come certificato di importazione o esportazione e autorizza al rimborso dell’IVA svizzera.  

Obbligo dell’incaricato della dichiarazione doganale

E‘ risaputo che una gran parte degli importatori non dispone di un conto PCD proprio. In tali casi i tributi doganali e l’IVA sono addebitati al conto PCD del fornitore di prestazioni doganali (spedizioniere, agente doganale) e ricomputati da quest’ultimo all’importatore, risp. al mandante. Considerato che con il passaggio alla DIe viene soppresso il cartaceo, il fornitore di prestazioni doganali deve garantire[2]con un altro modo appropriato che l’importatore, risp. il mandante possa ritirare le decisioni d’imposizione del dazio e dell’IVA[3].

Esigenze poste all’archiviazione

Conformemente alla Legge sull’IVA, la persona soggetta al pagamento dell’imposta sul valore aggiunto, di norma l’importatore, ha l’obbligodi conservare i file relativi alla DIe[4]e di garantire tracciabilità e verificabilità dell’intera procedura all’interno della propria azienda[5]. Tale «archiviazione» include non solo la memorizzazione dei dati XML relativi alla DIe per dieci anni, ma anche il collegamento delle procedure ai rispettivi ordini, fatture ecc. all’interno del sistema contabile[6]. La responsabilità in questo caso spetta unicamente alla persona soggetta all’obbligo fiscale (contribuente)ed è opportunamente disciplinata dalla Legge sull’IVAe dall’Ordinanza sui libri di commercio (Olc).(Circolare Spedloggswiss n. 705/2012 – aggiornamento 709/17).

Indicazioni giuridiche

L’Amministrazione delle dogane aggiunge ad ogni schedario Die (decisione di imposizione), nelle note a piè di pagina, le seguenti indicazioni giuridiche[7]:

Decisione d’imposizione elettronica IVA (DIeI):
La presente decisione d’imposizione è stata notificata elettronicamente ed è munita di una firma digitale. Essa serve come prova per l’imposizione doganale regolamentare delle merci in essa menzionate. Sotto il link https://e-dec-web.ezv.admin.ch/edecZugangscodeGui/ potete scaricare la decisione d’imposizione elettronica. Vi occorrono a tal riguardo il numero della dichiarazione doganale e il codice d‘accesso summenzionati. Le decisioni d’imposizione elettroniche devono essere conservate. L’obbligo di addurre la prova per fatti comportanti una riduzione dell’imposta (imposta precedente) di fronte all’Amministrazione federale delle contribuzioni spetta al contribuente. Dei giustificativi chiari sono i migliori mezzi probatori. I più evidenti sono le DIe non modificate e archiviate elettronicamente. Altre informazioni sulla DIe possono essere scaricate dai siti Internet www.ezv.admin.ch (DIe In generale) e www.estv.admin.ch (archiviazione elettronica).

Decisione d’imposizione elettronica dazio (DIeD):
La presente decisione d’imposizione è stata notificata elettronicamente ed è munita di una firma digitale. Essa serve come prova per l’imposizione doganale regolamentare delle merci in essa menzionate. Sotto il link https://e-dec-web.ezv.admin.ch/edecZugangscodeGui/ potete scaricare la decisione d’imposizione elettronica. Vi occorrono a tal riguardo il numero della dichiarazione doganale e il codice d’accesso summenzionati.
Le decisioni d’imposizione elettroniche devono essere conservate.

[1]AFD – Decisione d’imposizione elettronica (IMe) Obbligatorietà a partire dal 1° marzo 2018

[2]AFD – Documenti elettronico (IME/e-distinta) – Art. 3.0

[3]AFD – Decisione d’imposizione elettronica (IMe) Obbligatorietà a partire dal 1° marzo 2018 – Articolo 2.2

[4]AFD – Decisione d’imposizione elettronica (IMe) Obbligatorietà a partire dal 1° marzo 2018 – Art. 5.1

[5]AFC – Tenuta dei libri contabili – Onere della prova

[6]AFC – Conservazione delle decisioni d’imposizione elettroniche dell’Amministrazione federale delle dogane – Verificabilità

[7]Decisione d’imposizione elettronica DIeI e DIeD, testo piè pagina dell’AFD (visibile su ogni formato PDF)